Geneza

Rejestr muzealny „RegDoc” postał w wyniku moich dwudziestoletnich doświadczeń w pracy na rzecz Urzędów Stanu Cywilnego. Widząc potrzebę porządkowania dokumentacji stworzyłem ten system, którego celem jest utrzymanie prostoty i łatwości obsługi przy jednoczesnym zapewnieniu wysokiej jakości obiegu dokumentów.

Funkcjonalność

Główne elementy związane z rejestracją dokumentów:

Rejestr wpływów

Funkcjonalność ta pozwala na rejestrowanie wpływających do instytucji dokumentów. Każdy dokument dostaje swój unikalny znak a przyjmujący go operator wprowadza jego metrykę zawierającą podstawowe informacje o nim oraz dokonuje jego dekretacji na osoby, które będą odpowiedzialne za realizację zadań wypływających z przychodzącego pisma. Fakt dołączenia skanu dokumentu do jego metryki pozwala na uniknięcie konieczności „wędrowania” dokumentów po całej instytucji. Mogą one być archiwizowane w segregatorach już na etapie wpływu.

Rejestr spraw

Aplikacja pozwala wpływające dokumenty a także zdarzenia generowane wewnętrzne porządkować w postaci rejestru spraw. Dzięki temu unika się trudności w śledzeniu postępu załatwiania sprawy oraz zyskuje łatwą możliwość czerpania doświadczeń z już zakończonych postępowań. Wytwarzane w trakcie realizacji dokumenty, informacje o kontrahentach oraz ewentualnie powstające zasoby multimedialne są spięte w jedną, spójną, uporządkowaną całość. Możliwość opcjonalnego stosowania RWA pozwala płynnie i elastycznie każdej instytucji na wysokie uporządkowanie tworzonej dokumentacji. Fakt śledzenia terminów i wykonalności daje pewność, że nie umknie nam wiedza o zobowiązaniach wobec klientów i innych instytucji. Rejestr spraw w powiązaniu z dokumentami wpływającymi upraszcza i skraca czas obsługi stron i czyni pracę znacznie łatwiejszą.

Zarządzanie projektami

Funkcjonalność ta pozwala osobom odpowiedzialnym za wielokrotną realizację podobnych zadań na wysokie uporządkowanie procesów realizacyjnych i decyzyjnych. Tworzenie i wykorzystywanie schematów postępowania w sytuacjach typowych realizowanych często we współpracy z wieloma podmiotami i rozciągniętych w czasie zawsze stanowi wyzwanie. Wykorzystanie schematów jako wzorców postępowania przy realizacji kolejnych projektów pozwala zyskać pewność, że o niczym nie zapomnimy, a dołączone do list wykonawczych opisy doświadczeń stanowią cenną bazę wiedzy przy obsłudze klientów.

Informacje dodatkowe i wymagania systemu:

System dysponuje nowoczesnym interfejsem automatycznie dostosowującym się do rozmiaru ekranu. Wymaga użycia dowolnych komputerów z systemem Windows. Nie ma żadnych limitów co do ilości wprowadzanych danych, ilości uruchamianych stanowisk i innych. Obecnie współpracuje z bazą danych MSSQL Server. Na życzenie klienta może zostać rozbudowany o obsługę innych baz danych.

Wraz z aplikacją klient otrzymuje pełną, szczegółową dokumentację bazy danych, co pozwala na wykorzystanie gromadzonych danych przez inne systemy oraz zabezpiecza użytkownika w kwestii gromadzonego w bazie danych dorobku intelektualnego.

Aplikacja jest napisana w trybie „zachowuj dane”. Oznacza to, że żadna wprowadzona do systemu informacja nie jest nigdy kasowana lub możliwa do zatarcia lub zniszczenia. W przypadku potencjalnych pomyłek pewne elementy można uznać za nieważne, co przypomina zachowanie identyczne do kasowania danych. W trybie administracyjnym widać wszystkie „ukryte” dane. Ponadto aplikacja prowadzi pełny rejestr zmian w polach, co pozwala prześledzić historię edycji każdej wartości wprowadzanych do formatek. Dzięki takiemu podejściu nie jest możliwa utrata danych wprowadzanych do systemu a system jest odporny na potencjalne pomyłki prowadzące do zniszczenia danych.