Ostatnie zmiany

Informuję, że system RegMus przy zachowaniu swojej dotychczasowej funkcjonalności został przepisany na wersję Internetową. Dzięki temu posiadające go Muzea mogą swoim pracownikom udostępniać tryb pracy zdalnej. Ułatwione zostało zarządzanie systemem i jego aktualizacja. Wiele czynności można na systemie wykonać używając telefonu komórkowego podłączonego do sieci lokalnej.

Geneza

Rejestr muzealny „RegMus” postał w 2014 roku w wyniku współpracy z Muzeum w Gliwicach, które zastąpiło nim używany wcześniej system. W ramach prac wdrożeniowych dokonałem pełnej konwersji już posiadanych danych i oferuję taką możliwość dla każdego innego dotychczas używanego programu. W tworzeniu systemu wykorzystałem doświadczenia z tworzenia rejestrów dla innych klientów oraz wiedzę merytoryczną pracowników Muzeum.

Funkcjonalność

Główne elementy związane z rejestracją zabytków:

Karty obiektów

Aplikacja pozwala na szczegółowe gromadzenie danych o zabytkach. Spełniając wymogi i oczekiwania klientów pozwala na dołączanie do informacji o zabytkach takich elementów informacyjnych, które umożliwiają późniejsze ich porządkowanie zgodnie z oczekiwaniami pracowników. Rozbudowane i łatwo obsługiwane słowniki podnoszą jakość wprowadzanych danych. W dowolnym momencie Muzeum może zażyczyć sobie dodania kolejnego pola lub powiększenie rozmiaru już istniejącego. Przy każdym z obiektów w łatwy sposób dostępne są dokładne informacje o zależnościach z innymi wprowadzonymi informacjami oraz zasobami multimedialnymi. System prowadzi szczegółową statystykę związaną z lokalizacją i ruchem obiektów, co ułatwia zarządzanie zabytkami.

Obsługa multimediów

Istotną częścią gromadzenia informacji o zabytkach jest dołączanie do kart i innych funkcji systemu zdjęć, pism i elementów multimedialnych. W celu ułatwienia zarządzania gromadzonymi zasobami aplikacja posiada rozbudowany system ich zarządzania łączący obsługę dysków sieciowych, udostępnionych folderów, folderów lokalnych i zasobów FTP.

Zestawienia i raporty

Elementy te związane są z ruchem zabytków. Zapewniają obsługę ksiąg i rejestrów pomocniczych. Podobnie jak każdy wydruk w systemie mogą być dowolnie konfigurowane przez Muzeum. Na uwagę zasługuje możliwość dowolnego dołączania zdjęć zabytków do raportów, co podnosi ich czytelność i użyteczność.

W ramach raportowania działalności systemu można również uzyskiwać informacje o charakterze statystycznym.

W trybie zestawień aplikacja przygotowuje „wsad” pozwalający na upublicznienie wybranych informacji i multimediów na stronach internetowych Muzeum.

Obsługa działu archeologii

System oferuje funkcjonalność pozwalającą w pełni dokumentować prowadzone badania archeologiczne. Łączy w spójną całość dokumentację badań (mapy, pisma, wnioski, publikacje, opracowania i inne) wraz z zasobami multimedialnymi oraz kartami obiektów pozyskanych w trakcie prac wykopaliskowych. Dzięki zastosowaniu tak zwanego trybu rozłącznego pracownicy działu archeologii mogą zabrać ze sobą komputer na stanowisko i bez łączności z bazą w muzeum prowadzić tworzenie i uzupełnianie dokumentacji.

Obsługa działu konserwacji

Muzeum chroniąc dziedzictwo kulturowe oprócz gromadzenia zabytków posiada zazwyczaj dział konserwacji oraz współpracuje z zewnętrznymi instytucjami zajmującymi się konserwacją. Aplikacja „RegMus” znacząco wspomaga ten proces pozwalając dokumentować w pełni prace własnej pracowni konserwatorskiej oraz współpracę z innymi podmiotami.

Obsługa badań terenowych

„RegMus” to nie tylko rejestracja zabytków danego Muzeum. To także aktywna działalność pracowników Muzeum na rzecz gromadzenia informacji w postaci badań terenowych. Dzięki modułowi ich obsługi można gromadzić wiedzę i dokumentować ją w uporządkowany sposób, co ułatwia przegląd i zarządzanie informacjami a także potencjalne pozyskiwanie nowych zabytków oraz tworzenie publikacji. Połączenie różnorodnych form (informacje metrykalne, pisma, multimedia) pozwala na bardzo efektywne korzystanie z jakże ulotnej i przemijającej wiedzy o historii regionu i jej efektywną ochronę.

Obsługa obiegu dokumentów

Obieg dokumentów zapewnia dodatkowa, odrębna aplikacja dostępna dla merytorycznych pracowników Muzeum ale też dla pracowników administracyjnych. Ułatwia zarządzanie obiegiem dokumentów, wniosków i innych aspektów administracyjnych tak wewnątrz Muzeum jak również w kontaktach z klientami zewnętrznymi. Po jej zastosowaniu składanie wniosku o urlop stanie się bardzo prostą czynnością. Aplikacja zasadniczo obsługuje obsługę dokumentów wpływających, przepływ wewnętrzny i obsługę projektów.

Informacje dodatkowe i wymagania systemu

W ramach wdrażania systemu wykonuje się konwersję dotychczas zgromadzonych danych z baz innych systemów.

System dysponuje nowoczesnym interfejsem automatycznie dostosowującym się do rozmiaru ekranu. Pozwala na pracę z wieloma oknami zabytków jednocześnie.

System wymaga użycia dowolnych komputerów z systemem Windows. Nie ma żadnych limitów co do ilości wprowadzanych danych, ilości uruchamianych stanowisk i innych. Obecnie współpracuje z bazą danych MSSQL Server oraz MySQL. Na życzenie klienta może zostać rozbudowany o obsługę innych baz danych.

Wraz z aplikacją muzeum otrzymuje pełną, szczegółową dokumentację bazy danych, co pozwala na wykorzystanie gromadzonych danych przez inne systemy oraz zabezpiecza interes Muzeum w kwestii gromadzonego w bazie danych dorobku intelektualnego.

Aplikacja jest napisana w trybie „zachowuj dane”. Oznacza to, że żadna wprowadzona do systemu informacja nie jest nigdy kasowana lub możliwa do zatarcia lub zniszczenia. W przypadku potencjalnych pomyłek pewne elementy można uznać za nieważne, co przypomina zachowanie identyczne do kasowania danych. W trybie administracyjnym widać wszystkie „ukryte” dane. Ponadto aplikacja prowadzi pełny rejestr zmian w polach, co pozwala prześledzić historię edycji każdej wartości wprowadzanych do formatek. Dzięki takiemu podejściu nie jest możliwa utrata danych wprowadzanych do systemu a system jest odporny na potencjalne pomyłki prowadzące do zniszczenia danych.

System może być wdrożony zdalnie w wersji demo, której jedynym ograniczeniem jest umieszczanie znaku wodnego na wydrukach. Klienci eksploatujący wersję demo mają prawo do uzyskiwania pomocy zdalnej.